Digitale Dokumentenverwaltung

Das Thema Digitale Transformation oder Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft ist heute allgegen- wärtig. Damit sie wettbewerbsfähig bleiben, verändern sich etablierte Branchen durch die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, Produkte oder gar der Geschäftsmodelle. Dabei ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse notwendige Bedingung für die weitergehende Transformation von Produkten und Geschäftsmodellen.

Im Zuge der Digitalisierung entstehen in jedem Unternehmen zahlreiche digitale Inhalte (»Daten«), wobei der Schwerpunkt dieser Inhalte ursprünglich im Bereich strukturierter Daten lag, wie z. B. Buchungsdaten- sätze im ERP-System. In den letzten zwei Jahrzehnten hat die Digitalisierung jedoch verstärkt den Bereich der weniger strukturierten Daten (z. B. Verträge, Korrespondenz) und Mediendateien (z. B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen. Dieser Trend wurde in der letzten Dekade durch das Internet in Verbindung mit mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets und Smartphones dramatisch beschleunigt.

Damit steht in den Unternehmen nun die Umsetzung des Digitalen Büros (»Digital Office«) auf der Agenda, in deren Kern die digitale Dokumentenverwaltung mit all ihren Facetten steht (auch »Enterprise Content Management« oder kurz »ECM« genannt).

Unterschied ECM und DMS
Der Begriff ECM ist in den späten 1990er Jahren in den USA entstanden und geht aus Archiv- bzw. Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) hervor. Während DMS die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente bezeichnet, ist ECM vielmehr ein ganzheitliches Strategie- und Management- konzept zur Verwaltung und Organisation aller Dokumente eines Unternehmens.

„Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“
Definition des Branchenverbandes AIIM

ECM in Großunternehmen
Das Konzept des umfassenden ECM ist mittlerweile in großen Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Compliance) vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen. Auch die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsmodellen benötigt eine komplett digitale Unterstützung, zum Beispiel die automatisierte Ablage und Weiterverarbeitung von Verträgen oder Bankgeschäften, die im Internet geschlossen werden. Um Medienbrüche zu vermeiden und damit ein Geschäftsvorfall schnell nach den Compliance-Gesichtspunkten verarbeitet werden kann, ist eine ECM-Strategie, die der Unternehmensstrategie folgt, unabdingbar.

ECM im Mittelstand
Im Mittelstand motivieren vor allem Effizienzsteigerungen (»schneller Zugriff auf Informationen « und »Geringere Kosten für die Handhabung von Dokumenten«), besserer »Schutz vor Datenverlust« und eine verbesserte »Compliance« zur Investition in ECM-Software. Aber auch eine »höhere Datenintegration« als Basis der Digitalisierung des Mittelstandes findet sich mittlerweile weit oben auf der Agenda.

»Einfallstor« für den Einsatz von ECM-Software im Mittelstand sind das Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb sowie der Einkauf. In diesen Unternehmensbereichen finden sich die für den Mittelstand typischen »Einstiegsszenarien« für das Dokumentenmanagement.

Quelle: Bitkom Studie »ECM im Mittelstand 2017«

Relevanz der GoBD
Mit den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen inelektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«, hat das Bundesminiterium für Finanzen (BMF) dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind:

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und  elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie entsprechend den GoBD auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem üblichen Dateisystem erfüllt – so die GoBD – die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. An dieser Stelle tritt die Notwendigkeit eines DMS deutlich zu Tage.

Quelle: Bitkom »GoBD-Checkliste für DMS«

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